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La importancia de la gestión de documentos y la seguridad de la información sigue siendo fundamental para empresas de todos los tamaños. La elección de la destructora de papel adecuada para tu empresa es una decisión crítica que impacta directamente en la privacidad y la eficiencia de tus operaciones. En este artículo, te proporcionaremos una guía detallada para ayudarte a tomar la mejor decisión al elegir la destructora perfecta para tu empresa.
Antes de sumergirnos en la elección de una destructora para tu empresa, es esencial entender los tipos disponibles en el mercado. Podemos dividir las destructoras teniendo en cuenta 3 facetas diferenciadas: Por volumen de destrucción, por tipo de corte y nivel de seguridad
La capacidad y el volumen de trabajo de una destructora son factores cruciales a considerar. Estos determinarán la cantidad de papel que puedes destruir de manera eficiente y la frecuencia con la que necesitas vaciar el contenedor de residuos.
| Tipología | Volumen de destrucción | Ciclo de trabajo |
|---|---|---|
| Destructora personal | ≈ 3-10 hojas por pasada | Continua ≈ 10 min |
| Destructora pequeña y mediana empresa | ≈ 10-30 hojas por pasada | Continua hasta ≈ 10 – 45 min |
| Destructora departamental | ≈ 30-300 hojas por pasada | Continua |
Las destructoras de corte en tiras cortan el papel en tiras estrechas, lo que puede ser suficiente para documentos personales o poco sensibles. Sin embargo, para documentos confidenciales, esta opción puede no ser la más segura, ya que las tiras pueden ser reensambladas.
Las destructoras de corte cruzado cortan el papel en pequeñas piezas, lo que proporciona un nivel significativamente mayor de seguridad. Estas son ideales para empresas que manejan información sensible y confidencial.
Las destructoras de microcorte son las más seguras de todas, ya que convierten el papel en partículas extremadamente pequeñas. Si tu empresa trabaja con datos altamente sensibles o confidenciales, esta es la mejor opción.
Según la normativa DIN 66399 establece 3 clases de protección según el grado de confidencialidad e irrecuperabilidad de los documentos a destruir y 6 niveles de seguridad.
| Clase de protección | Grado de protección | Tipología | Nivel de seguridad |
|---|---|---|---|
| Clase 1 | Protección normal – Documentos internos (Invalidar documentos, se puede reensamblar). | Informes internos, publicidad, catálogos, notas, circulares … | P1 – P3 |
| Clase 2 | Protección alta – Documentos confidenciales (Destruir de forma segura datos de terceros o empresa). | Datos personales, facturas proveedores, actas, informes médicos, nóminas, CV … | P4 – P5 |
| Clase 3 | Protección muy alta seguridad – Documentos confidenciales ( Eliminar documentos de forma irrecuperables). | Documentos de I+D, documentos de entidades como el ejército, inteligencia , admon públlica … | P6 – P7 |
Además de los aspectos fundamentales, algunas destructoras de papel ofrecen funciones adicionales que pueden mejorar la eficiencia y la comodidad en el lugar de trabajo.
La velocidad a la que una destructora puede procesar papel es importante, especialmente si tienes un alto volumen de documentos para destruir. Algunas destructoras pueden manejar varias páginas por minuto, lo que puede ahorrar tiempo en tareas repetitivas.
Algunas destructoras no solo pueden triturar papel, sino también objetos como tarjetas de crédito, CD, DVD y clips. Esto puede ser útil si necesitas destruir información almacenada en otros formatos además del papel.
La función de retroceso es útil para desatascar la destructora si se atasca con papel. Esto puede prolongar la vida útil del dispositivo y evitar problemas inesperados.
A continuación, responderemos a algunas de las preguntas más frecuentes que las empresas suelen plantear al elegir una destructora de papel.
El nivel de seguridad adecuado depende de los tipos de documentos que manejes y las regulaciones de privacidad que debas cumplir. Si trabajas con información altamente confidencial, es recomendable optar por un nivel de seguridad más alto, como P-5 o P-6.
La elección del tamaño de corte dependerá de la sensibilidad de los documentos que manejes. Para la mayoría de las empresas, un corte cruzado es una opción segura. Sin embargo, si trabajas con información extremadamente sensible, el microcorte es la mejor elección.
La cantidad de papel que debes poder destruir a la vez depende de tus necesidades específicas. Para un uso ocasional, una capacidad de 5 a 10 hojas puede ser suficiente. Las empresas con un alto volumen de documentos deben optar por una capacidad mayor.
No hay una respuesta única a esta pregunta, ya que la elección de la marca dependerá de tus necesidades y preferencias. Algunas marcas conocidas en el mercado son Fellowes, Rexel, y Dahle.
Sí, es posible comprar una destructora de papel usada, pero debes ser cuidadoso al hacerlo. Asegúrate de que el dispositivo esté en buen estado de funcionamiento y que aún cumple con los requisitos de seguridad y rendimiento que necesitas para tu empresa.
En este proceso de selección, es crucial contar con aliados confiables en el suministro de oficinas. Es aquí donde entra en juego el Grupo Serviempresa, líder en el suministro de material para oficinas y centros de enseñanza. Serviempresa cuenta con una amplia gama de productos de calidad que pueden complementar perfectamente tu elección de destructora de papel.
En resumen, elegir la destructora de papel perfecta para tu empresa es un paso esencial para garantizar la seguridad de la información y la eficiencia en la gestión de documentos. Con la guía detallada proporcionada y la posibilidad de contar con el respaldo del Grupo Serviempresa en el suministro de oficinas, puedes tomar decisiones que beneficiarán a tu empresa a largo plazo.