Reciclaje de papel

Reciclaje de papel en la oficina ¿Por dónde empezar?

Todos somos conscientes hoy en día de la necesidad de hacer un uso responsable y sostenible de todo lo que consumimos, y en este sentido el reciclaje es una parte fundamental que debemos cuidar tanto en casa como en la oficina.

El material de oficina que más suele consumirse es el papel, generándose un muy considerable gasto que repercute en el medio ambiente. Por ello, el reciclaje de los kilos y kilos que generamos en el trabajo es fundamental para tener un entorno más sostenible, así como también utilizar papel ya reciclado en el máximo de procesos posibles y reutilizar las hojas que aún sean aprovechables.

¿Qué pasos debemos seguir para empezar a reciclar papel en la oficina? A continuación os damos unas indicaciones básicas, donde estableceremos las pautas del método a seguir y todo lo que necesitas para ponerlo en marcha. ¡Presta atención y empieza a reciclar en tu oficina!

 

Pasos a seguir para el reciclaje de papel en la oficina

  • En primer lugar, debes colocar las papeleras correctamente distinguibles de las de restos orgánicos, plásticos u otros materiales. Diferencialas con el color azul, ya que es el color asociado a este tipo de reciclaje y así las personas (sobre todo al principio) lo asociarán más fácilmente.
  • El lugar de colocación es muy importante, ya que la gente tiene la tendencia a tirar las cosas en el primer sitio que encuentra. Recomendamos colocar estas papeleras en los sitios habituales donde están las demás (por ejemplo, en cada módulo de mesas, en los despachos…), así como también colocar una en los lugares puntuales donde más papel se consume, como por ejemplo cerca de la impresora. De esta manera tendremos siempre accesible un lugar donde reciclar el papel y potenciaremos el hábito de reciclaje más intuitivamente.
  • Lleva un control de las papeleras más o menos usualmente. No dejes que se acumule mucho papel en cada una. Lo mejor es que cuando ya haya varias que estén por encima de la mitad, juntar todo el papel y retirarlo para el contenedor de reciclaje adecuado.
  • También muy importante, evitar que se cuelen materiales que no son papel, como plásticos finos, cartones o cartulinas. Trata de revisar en la medida de lo posible antes de llevarlo al contenedor.
  • Para que todo esto se cumpla, el paso más importante es comunicar a los compañeros este método de reciclaje y tratar de implicarlos en que colaboren. Es muy importante la comunicación, ya que muchos pese a estar las papeleras pueden no darse cuenta o ignorarlas por no estar acostumbrados. Un mail informativo o una nota en el tablón de anuncios pueden ser medidas que nos sirvan para aumentar la implicación.
  • Recuerda que no sólo se trata de reciclar el papel, sino de saber utilizarlo mejor y aprovecharlo al máximo. Medidas como imprimir a doble cara o reutilizar páginas que no están llenas al completo son pequeñas medidas que también marcan la diferencia. ¡Tenlo en cuenta siempre!
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Los distintos tipos de lápices y sus usos más comunes

¿Quién no ha visto alguna vez numeraciones en los lápices tales como “2H”, “HB” o “2B”? Se trata de los distintivos que establecen su tipología, basándose en la cantidad de grafito que tiene cada uno de ellos y, por tanto, en su “dureza” y el tipo de trazo que podemos conseguir con ellos.

La escala que mide estas propiedades se resume de la siguiente forma:

  • La “H” significa “hard” (“duro” en español), y los lápices con esta letra tienen una baja proporción de grafito, por lo que dejan un trazo más fino.  Cuanto más alto sea el número que lo acompaña (van hasta el 9H) menos composición de grafito y por tanto más fino será el trazo.
  • Los lápices de letra “B” vienen de la palabra “black” (negro en español), y contienen una composición alta de grafito, dando como resultado unos lápices con un trazo más grueso y oscuro.
  • Los lápices de letra “HB” y “F” son un punto intermedio entre ambos tipos anteriores. El HB es un intermedio más tirando a blando y el “F” algo más tirando al duro.

 

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Escala de grises de los lápices con sus letras asociadas

 

Usos de los distintos tipos de lápiz

Al tener cada uno diferentes propiedades, éstos se ajustarán mejor a unos usos concretos. A continuación te los explicamos:

  • Los lápices de tipo “H” son comunes en el dibujo técnico, los esbozos de dibujo artísticos o las líneas de guía. Su dureza hace que dejen poca marca en el papel y que tenga un trazo muy fino y preciso.
  • Los lápices “B” son los ideales para el dibujo artístico, ya que tienen un negro muy intenso y son blandos, lo cual nos puede servir para difuminar y jugar con el sombreado y demás efectos.
  • Los “HB” y “F” son los clásicos para un uso típico de realización de apuntes y notas, el más frecuente en la oficina o para el estudio. Permite una escritura consistente y clara que no deja marca en el papel ni se difuminada.

 

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Material de oficina imprescindible para embalaje y envíos

Muchas empresas tienen en su proceso productivo la necesidad de realizar muchos envíos, en ocasiones incluso diarios, tanto a proveedores como clientes u otras sedes de la propia organización.

De esta manera, se requiere de un sistema eficaz de embalaje ya sea en el taller, almacén u oficina, que cuente con el material adecuado para poder realizar esos envíos de forma segura sin correr riesgos con los artículos.

A continuación os dejamos una lista con el material de oficina fundamental  y unas recomendaciones básicas para un embalaje adecuado. ¡Toma nota y evita pérdidas innecesarias en tus envíos!

 

La caja del envío

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El elemento más obvio y fundamental. Si el material a transportar no es demasiado delicado, utiliza cajas más resistentes y duras. Sin embargo, si los objetos son más frágiles es aconsejable no pasarse.

El material estrella como ya todos el mundo sabe es el cartón. Muy recomendable utilizar para objetos pesados cajas de doble pared, ya que evitarán que estas se rompan al levantarlas.

 

El filtro

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El filtro es esencial para evitar que los objetos se muevan y que tengan una protección suficiente para no golpearse  y dañarse.

El filtro más común y recomendado son las bolsas de burbujas, las cuales están perfectamente diseñadas para esta labor. No obstante, el papel de periódico o el poliexpan pueden servir en caso de apuro.

 

Bolsas de plástico

bolsas embalaje material de oficina

Es un material muy importante para aislar productos que sean susceptibles a factores como el agua, la humedad, la tierra… Hay que utilizarlas siempre que en el transporte haya un riesgo de que pudieran entrar en contacto con alguno de ellos.

Además, también son útiles para guardar los productos muy pequeños y los artículos hechos por piezas que puedan desmontarse en el trayecto.

 

Cinta adhesiva

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El mejor método para cerrar el paquete. Importante comprar la cinta con el tamaño suficiente para cerrar la caja con garantías.

Etiquetas

etiquetas material de oficina

¡Lo más importante! Sin etiquetas de dirección en el exterior los paquetes nunca llegarán. Además, muy usadas también las etiquetas de albarán. ¡Ten siempre provisiones!

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Carpetas colgantes: ¿Qué ventajas tienen?

Las carpetas colgantes son un material de oficina clásico, presente en los archivos de muchísimas empresas debido a su facilidad de uso y la optimización del espacio que nos permiten obtener.

Estos productos consisten en unas sencillas carpetas de cartón o plástico que disponen de unos caños en su parte superior. Utilizando unas guías de aluminio en nuestro armario, podremos colgar las carpetas quedando estas identificadas de un vistazo y preparadas para ser consultadas sin necesidad de sacarlas fuera.

¿Qué ventajas puede tener este método? ¿En qué caso nos conviene utilizar estas carpetas? A continuación te damos las claves para que sepas cómo darles uso adaptándolas a tu archivo.

 

Principales beneficios de las carpetas colgantes

  • El principal beneficio de estas carpetas es la rapidez en la consulta de documentos. Etiquetando el contenido de cada una puedes llegar a los documentos con solo un vistazo por encima, ya que nada más abrir el armario verás el nombre de cada una y no necesitarás ni sacarlas ni llevártelas a la mesa.
  • La disposición de las carpetas en las guías colgantes permite una gran optimización del espacio, ya que permite aprovechar mejor la profundidad y altura del armario.
  • Las carpetas colgantes son ideales para crear un archivo organizado y para que su orden se conserve mejor, ya que las carpetas no se mueven y la estructura siempre será la misma. En caso de no necesitar llevar mucha cantidad de documentos de un sitio a otro es realmente cómodo.

 

¿Qué necesitas para ponerlas en tus archivos?

  • El principal requisito, como ya hemos comentado, es contar con los armarios habilitados para ello y sus guías donde colocar las carpetas. Para sacarle el mejor partido posible, es preferible que los armarios sean profundos y anchos,  para poder colocar la mayor cantidad de filas de carpetas posible.  Lo más aconsejable es dejar un armario preparado para estas carpetas y colocarlo todo ahí.
  • Otra opción posible y bastante común es colocarlas en cajoneras con guías, pero estas deben ser lo suficientemente amplias para que quepan.

 

Tipos de carpetas colgantes

  • Los dos principales tipos de carpetas colgantes son las de visor superior (las cuales vienen preparadas para que las abramos por arriba y cojamos así los documentos) y las de visor lateral lateral (las cuales están también cerradas por arriba y están abiertas en uno de sus laterales. Las que menos espacio ocupan son estas segundas, pero las primera te permitirán recuperar más rápido los documentos.

 

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organizacion de la agenda

Organiza tu agenda para ser más productivo en cuatro pasos

La cabeza no nos da para retener toda la información y las tareas que se nos acumulan a lo largo del día. Para ser lo más eficiente posible, evitar olvidos y mantener un orden de preferencias adecuado, necesitamos un soporte donde organizar y planificar todo lo que tenemos que hacer, de forma que podamos recurrir a él de forma fiable.

La agenda es una herramienta muy útil para poder realizar esta labor, pero no nos vale solo con utilizarla, sino que hay que hacer un uso eficiente para que después, cuando no nos acordemos de una tarea o no sepamos lo que tenemos pendiente para dentro de una semana, no nos perdamos en un caos de notas y sepamos interpretar lo que pusimos anteriormente. 

Para sacarle el mejor partido a vuestra agenda de forma sencilla y eficiente, os vamos a dar cuatro pasos para organizaros y empezad a ser más productivos. ¡Tomad nota!

 

Sencillez y orden

Las agendas no deben tener todo el contenido de los proyectos ni ser un volcado de notas que finalmente no nos sirven para lo importante: saber lo que tenemos que hacer en cada momento.

Lo que proponemos es mantener una metodología intuitiva, simplemente enumerando las tareas en las horas del día que correspondan. Las notas solo deben ser para señalar aspectos clave, como lo que tienes que llevar a una reunión, si hay algo urgente por lo que debes comenzar un trabajo… Pero siempre siendo lo más conciso posible.

 

Separa y divide las tareas y proyectos

Si tienes trabajos demasiado largos o que ocupan muchas horas, descompón éste de forma breve en varias pequeñas tareas o fases que se vayan a desarrollar, para así tener una mejor vista de lo que será tu día.

Si por el contrario tienes muchas pequeñas tareas, ten cuidado de apuntarlas con precisión para no olvidar ninguna, o de agruparlas de una manera correcta en una misma categoría para ayudarte a recordar.

 

Utiliza siempre el mismo método

Otro aspecto fundamental es que nunca cambies tu forma de señalar, apuntar, enumerar… nuestro cerebro se acostumbra a los hábitos y esto nos hará trabajar más rápido y reconocer la información antes, además de evitar confusiones.

 

Acostúmbrate a llevarla siempre encima

Además de mantener siempre la misma metodología, tienes que acostumbrarte a llevar la agenda encima y utilizarla nada más entre una nueva tarea, ya utilices una agenda tradicional o alguna app en el smartphone. Si no la tienes en el momento que necesites apuntar algo,

También debes de escoger la agenda o app que más se ajuste a tus necesidades, ya que existen muchos modelos distintos de agenda en el mercado.

 

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seguridad y material de oficina

Consejos de seguridad para usar el material de oficina

Si bien el trabajo en la oficina no tiene tantos riesgos como muchos otros (como por ejemplo, el trabajo en altura, las instalaciones eléctricas…), no debemos descuidar ciertos aspectos de seguridad que nos pueden provocar más de un susto que acabe, desgraciadamente, en un accidente laboral.

El material de oficina con el que estamos continuamente en contacto puede ocasionarnos imprevistos de seguridad, ya que si descuidamos aspectos como la organización, mantenimiento (sobre todo en el caso de materiales eléctricos) y, sobre todo, los buenos hábitos y el uso responsable.

¿Pero qué problemas podemos encontrarnos y cómo evitarlos? Es muy sencillo siguiendo unas pautas básicas de organización. A continuación te explicamos algunas fundamentales.

 

La organización, fundamental

  • Mantén siempre los pasillos despejados, sin objetos por en medio (especialmente cables), para evitar caídas.
  • No amontones material en las mesas, ya que por ellas hay mucho movimiento y podrían caerse.
  • Evita en la medida de lo posible colocar en las mesas aparatos electrónicos, solo lo imprescindible (teléfono, monitor, teclado…). Por ejemplo, mantén siempre debajo la torre del ordenador, la impresora y otros complementos.
  • Guarda siempre tu material punzante o metálico correctamente, no lo dejes en lugares accesibles o encima de la mesa porque con un despiste podrías hacerte daño.

 

Mantén tu material en buen estado

  • No fuerces los cajones o las estanterías con exceso de peso.
  • Revisa cables y equipos eléctricos periódicamente para comprobar su estado, no corras riesgo y sustitúyelos si pudieran suponer un mínimo riesgo.
  • Lleva cuidado con las tomas de corriente y evita sobrecargarlas. No conectes nunca una regleta sobre otra regleta  y vigila el correcto funcionamiento de todo lo que conectes.
  • En caso de necesitar alguna reparación, acude siempre a un profesional. 

 

Cuidado con las alturas

  • Apila siempre lo mínimo posible en las partes superiores de los muebles o estanterías. Asegúrate de que están plenamente colocados y que no sobrecargas esta zona.
  • No subas a sillas o mesas para recoger objetos guardados en estantes altos. Usa una escalera preparada para ello.

 

Compra material de oficina de calidad

  • Es importante seguir una serie de reglas básicas, especialmente en el caso del mobiliario como sillas o mesas, ya que un uso incorrecto podría provocarnos molestias a largo plazo. Busca los productos más ergonómicos posibles.
  • Evita la compra (en la medida de lo posible) de productos con materiales que pudieran resultar tóxicos, sobre todo si existe algún tipo de riesgo en su manipulación. Aunque no se suelen vender materiales que entrañen peligro, si podemos encontrar sustancias como  disolventes orgánicos, cloretileno o tricloroetano que en algunas situaciones nos pueden perjudicar.
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Papel térmico: usos y funciones habituales en la oficina

Hoy en día estamos muy acostumbrados a recibir y utilizar papel térmico en nuestra vida diaria, como cuando vamos al supermercado y recibimos el ticket de compra. Muchas oficinas realizan un uso muy intensivo del mismo, ¿pero qué diferencias hay con el papel de impresión normal?

Este tipo de papel tiene la ventaja de que ya incorpora los productos químicos que realizarán la impresión, por lo que el aparato electrónico de turno solo se encarga de enviar los impulsos eléctricos que emiten el calor sobre el papel para que finalmente aparezcan las letras sobre el mismo.

De esta forma, podemos imprimir documentos desde aparatos no capacitados en principio para ello como cajas registradoras o TPVs, además de ahorrar sustancialmente en tinta en el caso de aparatos como el fax ya que el coste del papel es ajustado.

No obstante, hay que tener en cuenta que aunque suponga un menor coste la calidad de impresión es mucho menor que en el caso de la tinta, por lo que no es ideal para todo tipo de usos en la oficina. A continuación te damos una lista de los usos más frecuentes y directrices habituales para utilizarlo.

 

Funciones del papel térmico en la oficina

  • Puede ser muy útil para la impresión de tickets y recibos, pero no en el caso de facturas originales. Hay que tener en cuenta que la calidad de impresión se verá afectada con el paso del tiempo y en la factura podrían eliminarse datos por la tinta. En el caso de tickets cuya validez es temporal sí sería una buena opción.  La función de impresión térmica es muy común como hemos dicho antes en sistemas TPV o cajas registradoras.
  • El uso en los fax térmicos también es muy común, cuando se suele utilizar en comunicación de documentos de poca relevancia a nivel empresarial, ya que el ahorro a medio plazo se notará considerablemente respecto al fax de tinta. Además, los sistemas de impresión térmicos como estos consumen normalmente menos energía.
  • En el caso de tener necesidades de impresión muy elevadas, se puede pensar en una impresora térmica para sacar documentos internos o copias de documentos para no tener que incurrir en tanto gasto.

 

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Material de oficina y teletrabajo: recomendaciones básicas

Cada vez más personas realizan su trabajo lejos de la oficina, ya sea porque trabajan desde sus casas o bien porque están deslocalizados yendo de un sitio a otro, como ocurre en muchos casos con profesionales comerciales o con perfiles más técnicos, los cuales se pasan la mayor parte de la jornada visitando clientes.

Trabajar fuera de casa tiene algunas particularidades que se reflejan a la hora de utilizar y  comprar el material de oficina, que además tendremos que adquirir teniendo muy en cuenta los desplazamientos (muy habituales en teletrabajadores), las características del lugar de trabajo (si tiene uno o varios) o las necesidades de comunicación, además de todos los productos de oficina comunes que suelen requerirse.

Por ello, para poder disponer siempre del material adecuado, os damos esta lista de consejos para comprar material de oficina si trabajáis a distancia.  Para ello hemos dividido los consejos según si trabajáis en casa o con desplazamientos sin puesto fijo. ¡Prestad atención y conseguiréis ahorrar más y ser más productivos!

 

Material de oficina y  teletrabajo fuera de casa

En este caso estaréis con un desplazamiento continuo entre distintos sitios, por lo que el uso de comunicaciones, ya sea a través de ordenador o dispositivos móviles, será fundamental.

Por tanto, en primer lugar hay que conseguir los medios necesarios para transportar estos elementos adecuadamente (maletines, fundas…) cuidando además que los equipos y sus complementos sean lo más ligeros posibles para moverte con mayor comodidad. Especialmente, hay que cuidar el peso de los portátiles y conseguir maletines lo más seguros posibles pero manteniendo cierta ligereza.

Lo mismo ocurrirá con el resto de material como carpetas, portadocumentos, material de escritura, etc… Cuanto más ligero y menos espacio ocupe mejor. También recomendamos que se apueste por un material de oficina de mayor calidad, como cuadernos y carpetas de tapa dura, portafolios resistentes… Al final te hará ahorrar al poder aprovecharlo durante más tiempo.

Es muy importante también llevar siempre lo imprescindible, ni más ni menos, por lo que tendrás que racionalizar siempre todo lo que lleves en cada viaje, así como ser muy cuidadoso de no perder u olvidar el material en los sitios que vayas visitando.

Por último, recuerda que aunque no tengas sitios fijos tendrás que utilizar tu material en diferentes lugares (oficinas de clientes, salas de reuniones, diferentes sedes de tu empresa…), por tanto, éste se tendrá que adaptar a cada uno de ellos.

 

Material de oficina y teletrabajo en casa

En este caso, los requerimientos de material son similares en el caso de que estuvieras en la oficina. No obstante, que el espacio es diferente y que, como ya hemos visto en un post anterior de este blog, tendrás que saber optimizarlo y aprovecharlo al máximo para estar lo más cómodo posible.  Pero ante todo, recuerda que es tu espacio quien se tiene que amoldar tu trabajo y no al revés.

De nuevo el equipo informático será esencial, y aquí no tendrás que centrarte tanto en tener que conseguirlo lo más ligero posible, si no lo más adaptado a tu espacio buscando la mejor calidad / precio. 

 

 

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4 apps para gestionar mejor tu tiempo en la oficina

Prácticamente todos los expertos afirman que es la gestión del tiempo es mucho más determinante en la productividad del trabajo que la cantidad de horas que dedicamos a nuestras tareas. Es decir, casi siempre es mejor trabajar mejor que trabajar más para que nuestro rendimiento aumente.

Por tanto, los buenos resultados laborales tienen que ir siempre ligados a una buena organización, donde se jerarquicen las prioridades y se planifique con tiempo suficiente como para poder responder a imprevistos o cumplir con plazos.

Todos sabemos que muchas veces nuestras cabezas no dan para más, y nos es imposible llegar a organizar mentalmente todo lo que tenemos que hacer. Las ayudas en forma de agendas o listas son muy recomendables cuando la carga de trabajo es considerable, y ahora gracias a los smartphones tenemos un método muy sencillo de organizarnos gracias a las muchísimas apps disponibles en el mercado.

Si quieres empezar a organizarte mejor en la oficina, presta atención a las cinco apps que te enseñamos y empieza a probarlas.

Mejora tu productividad con estas cuatro apps

  • La primera es Wunderlist, basada en la creación de listas de tareas, en las cuales podrás añadir todas las subtareas que desees. Es ideal también para jerarquizar las preferencias de tu día. Además, su gran valor diferencial es las muchas posibilidades de colaboración con los demás gestionando listas conjuntamente. De esta manera, podrás controlar también la productividad de los trabajos que haces en equipo.
  • Things es otra app basada en listas, que maneja tus asuntos pendientes, especialmente recordándote en todo momento lo que tienes que hacer y no dejando que se te quede nada en el tintero.
  • Do it (tomorrow) es la más sencilla y con un diseño atractivo y original, es una imitación de una agenda tradicional, perfecta para los que les guste esta forma de organizarse diariamente con este formato.
  • Harvest además de gestionar tu tiempo te ayudará a controlar la eficiencia con la que lo has gastado registrando todo lo que haces, de forma que podrás ver tus posibles fallas y los gastos innecesarios de tiempo para poder ir mejorando tu gestión del mismo.

 

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Tipos de destructoras de papel según su corte y seguridad

Las destructoras de papel cumplen una función muy importante en las oficina, pues los datos sensibles y las identidades son información sumamente valiosa y que, aunque muchos lo ignoren, puede comprometer seriamente a las empresas, clientes o trabajadores, ocasionando pérdidas que a veces pueden ser muy difíciles de reparar.

Estas máquinas aseguran que la necesaria eliminación de documentos se hace de una forma rápida y, sobre todo, segura, complicando la reconstrucción de documentos para los llamados “ladrones de identidad”, que pueden coger desde números de cuenta hasta información empresarial importante como datos de clientes o proveedores.

Centrándonos en la eficiencia de las destructoras de papel en función de su seguridad, hay un elemento fundamental que determina el nivel de calidad de las mismas: su tipo de corte. 

Existen tres tipos de corte principales, que son el corte en tiras, el corte cruzado y el corte en partículas, y a continuación te explicamos sus características y usos más frecuentes para que puedas orientarte si necesitas comprar uno de estos aparatos. ¡Eliminar con seguridad tus documentos es más fácil de lo que parece!

 

Los tres cortes de las destructoras de papel

 

Destructora de papel con corte en tiras

Estas destructoras son las más básicas, cortan el papel a tiras verticales, en dos niveles disponibles normalmente según la anchura de cada tira. El nivel dos, con menor grosor, será más seguro que el primero.

Se recomienda su uso para documentos con baja relevancia y de uso diario, donde no se expongan datos demasiado sensibles.

 

Destructora de papel con corte cruzado

Estas máquinas hacen el corte en tiras y además parten en trozos esas tiras resultantes quedando el documento mucho más fragmentado y, por lo tanto, más irrecuperable y seguro.

Son recomendables para documentos con información sensible, si bien no ofrecen una garantía máxima.

 

Destructora de papel con corte por partículas

Es prácticamente imposible el recuperar un documento con este tipo de corte, ya que este tipo de máquinas suelen descomponer cada papel en casi 4.000 diminutos trozos.

Son recomendables para información muy sensible, además de para un uso muy frecuente, ya que tienen la ventaja de que al dejar el papel en trozos tan pequeños no habrá que vaciar su papelera con mucha frecuencia.

 

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